Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, werden Sie mit vielen Entscheidungen konfrontiert. Die Wahl des Veranstaltungsortes ist die Entscheidung, die den größten Einfluss auf Ihre Veranstaltung hat. Das Datum der Veranstaltung, die Catering-Optionen und die angenehmen Erfahrungen der Teilnehmer … werden zum Teil davon beeinflusst, welchen Veranstaltungsort Sie wählen.

Klingt das ein bisschen einschüchternd? Sie müssen sich nicht so fühlen. Hier sind einige Richtlinien, wann Sie eine Entscheidung treffen, was Sie in Betracht ziehen und wie Sie es besser machen können.

Wann Sie mit der Suche nach einer Location beginnen sollten

Je früher, desto besser. Sobald Sie die folgenden 3 Dinge gut verstanden haben, können Sie mit der Suche nach einem Veranstaltungsort beginnen: Budget, geschätzte Veranstaltungsgröße und Platzbedarf.

Buchen Sie einen Veranstaltungsort mindestens 4-6 Monate im Voraus, damit Sie genügend Zeit haben, andere wichtige Dinge wie Catering, Veranstaltungsbroschüren und Websites zu planen.

Was bei der Suche nach einem Veranstaltungsort zu beachten ist

Standort

Wahrscheinlich haben Sie dies bereits in Betracht gezogen. Für eine lokale Veranstaltung suchen Sie vielleicht nach einem Veranstaltungsort in angemessener Entfernung von den Wohnorten oder Arbeitsstätten der meisten Teilnehmer. Wenn viele Teilnehmer von außerhalb anreisen, ist ein Veranstaltungsort in der Nähe des Flughafens oder ihrer Hotels von Vorteil. Vergessen Sie in jedem Fall nicht, Verkehr, Transport und Parkmöglichkeiten in Betracht zu ziehen. Holen Sie sich für alle Fälle einen offiziellen Vertrag mit dem Anbieter des Veranstaltungsortes, denn den Veranstaltungsort wechseln zu müssen, ist wahrscheinlich das Letzte, was Sie sehen wollen.

Wenn Sie die Wahrscheinlichkeit verringern wollen, dass Ihre Teilnehmer zu spät kommen, stellen Sie ihnen eine mobile Veranstaltungs-App zur Verfügung, die heutzutage im Wesentlichen ein Standard ist. Mit GPS-Karten, Anfahrtsbeschreibungen und Informationen zu Parkplätzen und Shuttles auf Knopfdruck werden sich Ihre Teilnehmer erleichtert fühlen. Wenn sich der Veranstaltungsort innerhalb eines großen Campus oder Instituts befindet, sind Karten mit Anstecknadeln besonders hilfreich. Bei Veranstaltungen mit Ausstellungen, Postern oder parallelen Sitzungen helfen interaktive Indoor-Karten den Teilnehmern, sich bequem zurechtzufinden.

Parkhaus

Parken

  • Verfügt der Veranstaltungsort über einen Parkplatz oder einen Parkservice?

Ein Veranstaltungsort mit einem Parkplatz ist der Stoff, aus dem Träume sind.

  • Wenn das nicht der Fall ist, gibt es Parkplätze in der Nähe, die von den Teilnehmern genutzt werden können?

Wenn es keine Parkplätze gibt, haben Sie nicht ganz Pech, denn Sie haben einige Alternativen:

Sie können in der Nähe gelegene Parkplätze für Ihre Teilnehmer reservieren und entweder die Kosten in die Ticketpreise einkalkulieren oder die Teilnehmer bezahlen lassen, wenn sie parken.
Werfen Sie einen Blick auf die Uber- und Lyft-Rabatte, die für Veranstaltungen angeboten werden. Sie können mit ihnen verhandeln, um dies einzurichten und den Promo-Code an Ihre Teilnehmer zu verteilen.

Bieten Sie den Teilnehmern die Möglichkeit, eine Fahrt oder ein Taxi miteinander zu teilen. Es wäre auch eine gute Gelegenheit für sie, miteinander zu interagieren.
Sie könnten für die Veranstaltung einen Parkservice anbieten, auch wenn der Veranstaltungsort dies nicht tut. Die Bereitstellung eines Parkdienstes kann wichtig sein, wenn es sich bei der Veranstaltung um eine gehobene Veranstaltung wie eine Gala handelt.

Kapazität und Minimum

  • Wie hoch ist die Kapazität?

Aus verschiedenen Gründen müssen Sie die Raumkapazität der Veranstaltungsorte kennen. Erstens passen 500 Personen (wenn es Ihre geschätzte Veranstaltungsgröße ist) nicht bequem in einen Raum mit einer Kapazität von 250 Personen. Und zweitens gibt es Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften, die der Veranstaltungsort einhalten muss.

  • Was sind die Mindestanforderungen für F&B?

Wenn Ihr Veranstaltungsort Speisen und/oder Getränke anbietet und einen Mindestbetrag für die Ausgaben für Speisen und Getränke festlegt (so genanntes F&B-Minimum), stellen Sie sicher, dass die vergangenen F&B-Aufzeichnungen von früheren Veranstaltungen mit dem Minimum übereinstimmen. Wenn Sie viel mehr Ausgaben für Essen und Trinken veranschlagen, als der Veranstaltungsort erfordert, bedeutet dies, dass Sie ein guter Kunde für ihn wären. Verhandeln Sie, ob sie Ihnen im Gegenzug einen kostenlosen Service (z.B. Upgrade Wi-Fi oder A/V-Support) anbieten können, wenn Ihre Ausgaben ein bestimmtes Niveau erreichen.

  • Wie können Sie auf der Grundlage des Feedbacks der Teilnehmer Anpassungen vornehmen?

Es ist wichtig, dass Sie in der Lage sind, unmittelbar vor oder während Ihrer Veranstaltung eine fundierte Anpassung der Raum- oder F&B-Größe vorzunehmen. Sie können die Anzahl der Mitarbeiter leicht ermitteln oder sofortiges Feedback durch Live-Umfragen in einer Veranstaltungs-App erhalten, wodurch Sie Zeit und Geld sparen.

Service

Dienstleistungen und Annehmlichkeiten

  • Verfügt der Veranstaltungsort über eine Küche und kann er die Verpflegung für Ihre Veranstaltung übernehmen?

Wenn ja, verzichtet der Veranstaltungsort oft auf die Einrichtungsgebühr und verlangt nur eine Anzahlung zusammen mit den Kosten für das Essen für jeden Teilnehmer. Die Veranstaltungsorte ohne Kücheneinrichtungen können eine Partnerschaft mit einem Lebensmittelanbieter eingehen, den Sie nutzen müssen. Möglicherweise möchten Sie deren Verpflegung im Voraus überprüfen. Wenn es nicht gut genug ist, kann sich dies negativ auf die Erfahrungen Ihrer Teilnehmer auswirken. Entscheiden Sie sich also entweder für einen Veranstaltungsort, der hervorragendes Essen serviert oder es Ihnen ermöglicht, externe Essenslieferanten hinzuzuziehen.

  • Gibt es Tische, Stühle und Bettwäsche, die Sie benutzen können?

Wenn ein Veranstaltungsort über diese Gegenstände verfügt, können Sie viel Geld und Mühe sparen, wenn Sie die dort vorhandenen Gegenstände verwenden, vorausgesetzt, sie passen zu Ihrem Thema und Ambiente.

  • Gibt es eine Aufbau-/Reinigungscrew?

Wenn Sie einen Veranstaltungsort gefunden haben, der über eine Aufbau- und Aufräummannschaft verfügt, freuen Sie sich! Das ist nicht immer der Fall. Wenn diese Dienste nicht verfügbar sind, müssen Sie Ihr Veranstaltungsteam aufbauen oder Freiwillige finden.

  • Verfügt der Veranstaltungsort über audiovisuelle Kapazitäten?

Einige Veranstaltungsorte verfügen über eine eingebaute audio-visuelle Ausrüstung, die Sie benutzen können, und bei anderen müssen Sie diese selbst mitbringen.

Gestaltung

Auch wenn Sie Ihren Veranstaltungsort schon früh in der Planungsphase der Veranstaltung finden werden, möchten Sie dennoch eine grobe Vorstellung davon haben, welche Arten von Aktivitäten Sie planen, welche Annehmlichkeiten Sie benötigen und welche Bedürfnisse Ihr Team und die Teilnehmer haben werden.

Während Sie Ihre Auswahl eingrenzen, besorgen Sie sich einen bebilderten Grundriss jedes Veranstaltungsortes und gehen Sie mindestens einmal durch Ihre Favoriten, wobei Sie wichtige Dinge notieren, wie z.B. wo sich die Steckdosen befinden und wo die AV-Geräte stehen oder stehen können.

Das Layout und der Grundriss werden einige verschiedene Aspekte Ihrer Veranstaltung stark beeinflussen:

Denken Sie über den Verkehrsfluss durch Ihre Veranstaltung nach. Die Art des Verkehrsflusses, die Sie wünschen, wird für jede Veranstaltung anders sein.

  • Welche Bereiche werden bei der Veranstaltung stark frequentiert sein?
  • Bei der Anmeldung?
  • Die Türen des Auditoriums?

Berücksichtigen Sie dies bei der Wahl Ihres Veranstaltungsortes und bedenken Sie dabei, dass die Art und Weise, wie Sie die Tische und die Dekoration aufstellen, ebenfalls einen großen Einfluss darauf haben wird.

Veranstaltungsaktivitäten Wenn Sie bei Ihrer Veranstaltung Hauptredner haben möchten, benötigen Sie entweder eine Bühne oder einen Platz, um eine gemietete Bühne aufzustellen.

  • Werden Sie einen Demobereich benötigen?
  • Wird es eine Bar geben?

Ambiente

Achten Sie besonders auf die vorhandene Dekoration innerhalb des Veranstaltungsortes. Welchen Stil hat die Architektur und was vermittelt das Innere des Gebäudes? Wenn Sie eine Gala veranstalten, werden Sie wahrscheinlich andere Räumlichkeiten benötigen als bei einer Expo. Je weniger das Ambiente dem gewünschten Gefühl Ihrer Veranstaltung entspricht (gehobene Klasse, Hightech usw.), desto mehr Dekoration müssen Sie dafür aufwenden.

Einige Veranstaltungsorte werden nicht einmal mit Ihnen Geschäfte machen, wenn Sie nicht versichert sind. Es gibt mehrere Veranstaltungsorte, die eine bestimmte Haftungssumme verlangen und Zusatzversicherte, die für die Veranstaltung genannt werden.

In der Regel können Sie Ihren allgemeinen Haftpflichtversicherungsagenten um diese Bestätigung für Ihre Veranstaltung bitten. Es ist auch eine gute Idee, diesen Zusatz sowie alle erforderlichen Formulierungen, Adressen usw. frühzeitig zu planen, bevor Sie Ihren Agenten kontaktieren.

Zugänglichkeit

Zugänglichkeit bezieht sich auf die Möglichkeit, dass jeder, insbesondere Menschen mit besonderen Bedürfnissen, Zugang zum Gebäude und seinen Annehmlichkeiten hat. Bevor Sie diese Frage beantworten können, müssen Sie verstehen, wer Ihre Teilnehmer sind und welche Bedürfnisse sie haben.

Wahrscheinlich wissen Sie, ob an Ihrem Veranstaltungsort Kinder anwesend sein werden, aber Sie wissen vielleicht nicht, ob es Personen mit anderen besonderen Bedürfnissen geben wird. In dieser Situation kann Ihnen ein Rückblick auf die jüngsten Veranstaltungen, die von Ihrer Organisation ausgerichtet wurden, ein Gefühl dafür vermitteln.

Akustik

Haben Sie jemals an einer Veranstaltung an einem Ort teilgenommen, der so laut war, dass Sie andere nur schwer hören konnten, was dazu führte, dass Sie Ihr Gehör überanstrengten und Ihre Stimme verloren, und das alles an einem einzigen Abend? Das wird durch schlechte Akustik verursacht. Akustik ist nur ein schickes Wort dafür, wie sich der Schall durch den Veranstaltungsort bewegt. Eine niedrige Decke lässt den Veranstaltungsort gemütlich erscheinen, aber sie macht ihn lauter, wenn er voll ist. Alternativ führt ein großer Veranstaltungsort im Lagerhaus-Stil zu Echos, oder was Architekten als „Nachhall“ bezeichnen.

Akustik

Kosten und Flexibilität am Veranstaltungstag

Flexibel in Bezug auf das Veranstaltungsdatum zu sein, kann eine gute Möglichkeit sein, mit den Veranstaltungsorten zu verhandeln. Möglicherweise haben sie offene Termine in ihrem Kalender, die sie füllen möchten. Wenn Sie 2-3 Datumsoptionen anbieten, ist es wahrscheinlicher, dass Sie Preisnachlässe erhalten.

Kontaktieren Sie uns für ein Erstgespräch

In Ihrem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie eine kostenlose Beratung zu Ihrer Veranstaltung. Sollten Sie sich dazu entscheiden, Ihre Veranstaltung mit uns zu planen, senden wir Ihnen gerne ein entsprechendes Angebot zu.